완주군의 중요기록물 자료관 DB구축 사업이 완료됨에 따라 군민의 행정정보 요청과 열람 신청에 신속히 대응하고, 중요 기록물의 안전한 보존을 기대할 수 있게 됐다.
완주군은 지난 2006년부터 올해 11월까지 중요기록물 자료관 DB구축 사업을 완료하고, 11일 오규삼 완주군 부군수와 실과소장 등 30여명이 참석한 가운데 완료 보고회를 개최했다.
이번에 완료된 시스템 구축 현황을 보면 지난 2003년 12월 31일 이전에 생산된 영구·준영구 종이문서 1만6천528권, 186만4천260면에 대해 분류, 면 표시, 색인등록, 스캔/보정 등의 작업을 거쳐 서가에 배치하고, 자료관 시스템 DB에 이관하는 디지털화 공정을 진행했다.
기존에는 자료 필요시 문서고에 직접 가서 열람하는 불편함과 찾는데 많은 시간이 소요됐지만, 시스템 구축 이후로는 본인 컴퓨터에 접속, 자료관 시스템에서 문서정보를 열람 및 검색할 수 있어 신속한 업무처리가 가능하게 됐다.
또한 편철한 중요문서를 바코드가 부착된 항균 보존용 상자에 넣어 서가배치를 함으로써 반영구적 보존도 가능하게 됐다.
특히 2001년에서 2003년까지 구(舊) 전자문서시스템에 의해 생산된 전체 전자문서 71만8천214건을 자료관 시스템에 이관함에 따라 부서에 상관없이 이관된 전체 문서를 모든 직원이 검색 가능하도록 업무의 효율성을 높였다.
군 관계자는 “문서의 생산에서 보존, 폐기까지 체계적으로 관리할 수 있는 최신의 전자기록 관리체계를 구축해 기록물의 철저한 보존 및 공개로 주민의 알권리 충족에 크게 기여할 것으로 본다”고 말했다.
