일을 효과적으로 시키는 스피치
전북대학교 평생교육원 전담교수
김 양 옥
우리는 누구나 가정, 직장, 사업체, 단체 등의 조직을 통해 생활하고 있다.
구성원이 조직속에서 상호 의사소통하면서 조화와 균형을 이루며 자기와 다른사람의 이익이 될 수 있는 생활을 해야 한다. 특히 상하조직의 구성원들 사이에는 많은 업무지시가 있는데 어떻게 하면 효과를 잘 낼 수 있을까를 생각해 보자.
일을 시킬 때 이런저런 핑계를 대가며 기피하는 부하직원을 잘 다루려면 기선제압부터 잘 해야 하고 모든 일을 긍정적으로 받아들이는 부하직원에게는 서두에 칭찬해서 기분이 좋아 일을 더 열심히 하도록 하는 화법이 중요하다.
첫째, 상대의 거절을 전제로 한 지시를 내린다. 예를들면, ‘자네도 일이 많은 건 알지만’, ‘기한이 촉박하다는 건 알지만’, ‘갑자기 이런 말해서 당황스럽겠지만’ 하는 식의 표현으로 사전에 반발을 차단하는 것이다. 그런데 이 방법은, 말하는 태도에 따라 뭔가를 지시한다기보다는 개인적으로 사정하는 듯한 느낌을 줄 수도 있다. 부하직원에게 억지로 일을 떠맡긴다는 인상을 주지 않기 위해선 절대로 마음 약한 티를 내선 안된다. 지나치게 조심스러운 말투는 지시 전달력이 약하기 때문에 일을 하면서도 불만을 품게 할 수 있다. 최대한 사무적인 억양과 표정으로 이 일은 마땅히 그가 해야 할 일이라는 점을 인식시켜야 한다.
둘째, 처음부터 ‘이것은 공적인 지시사항이다’라고 강하게 나가면 반론이 불가능해진다. 하지만 이런 방법은 인간미가 떨어지고 자칫하면 상사로서의 권위의식을 드러내는 것으로 오해받기 쉽다. 가장 효과적인 지시법은 먼저 ‘자네라면 해줄 수 있지?’라는 기대와 신뢰를 담은 메시지를 전달하는 것이다. 자기주장이 강한 부하직원일수록 ‘자네한테 이 일을 맡기고 싶다’라는 상사로서의 전폭적인 기대가 실린 표현에 약하다. 그는 이 한마디에 어깨가 으쓱해져서 내키지 않는 일이라도 열심히 하려고 할 것이다.
셋째, ‘이렇게 하면 된다’라는 구체적인 일의 방법을 제시해주는 것이다. 방법이 제시되면 예측이 가능해지기 때문에 기대에 부응하려는 마음이 솟아나게 된다. 또는 전체 일의 양을 말해 준 다음 ‘이것만 해주기 바란다’라고 한계를 정해주는 것도 부담감을 덜어주는 하나의 방법이다.
넷째, 일의 의미를 납득시키는 것이다. 부하직원이 지금 시키는 일을 싫어하는 것은 일의 의미를 제대로 이해하지 못했기 때문일 수도 있다. 언뜻 시시하게 생각했던 일인데 알고보니 꼭 필요하고 중요한 일이었다는 판단이 들게 하는 것은 지시하는 사람의 몫이다. 비록 손만 많이 가고 하찮은 잡일처럼 보이는 업무도 큰 틀을 짜기 위해서 꼭 필요한 일이며, 특히 핵심적인 부분과 깊은 관련이 있음을 차근차근 설명해서 납득을 시킨다. 그만큼 가치가 있는 일이라는 사실을 알게 되는 것만으로도 부하직원의 태도는 달라질 수 있다.
다섯째, ‘복창을 시킨다’라는 의미로 지시를 내린다.
간단한 장소, 시간, 위치 등은 복창을 시키든지 되물어봐야 한다.
물류회사라면 B창고인지, D창고인지 정확하게 지시를 내려야 하고 지시받은 자는 정확하게 알아야 착오를 내지 않는다. 일을 하고 난 다음 서로 난처한 일이 없어야만 서로의 관계가 원만하게 되고 후회하지 않는 일을 하게 된다.
일을 시키는데 가장 중요한 것은 명령의 화법이 아니라 자발성을 이끌어 내는 협의의 화법이 좋으니 잠시 생각의 여유를 갖고 침착하게 내용과 태도를 점검하여야 한다. 상사나 윗사람이라고해서 우유부단하거나 강압적인 태도와 내용으로는 자발적인 협력을 이끌어 내지 못한다.
현대를 살아가는 우리는 누구나 명령받기를 싫어하다는 것이 사실이고 개성이 뚜렷한 시대이므로 협력을 바라며 감성의 화법으로 공감을 갖게 하는 것이 좋다.
자기가 상사고 윗사람이라 해도 겸손하며 감성지수를 배양하는 사람이 될 때 효과적인 스피치를 할 수 있다. 이것이 어느 직장, 단체 등의 구성원으로써 원만하고 존경받는 자가 되는 방법이 될 수 있다.
